毎月第3木曜日の夜に、THE FACTORYで行う少人数(原則定員10名)のワークショップ『Workshop@THE FACTORY』。第23回目となる今回は、株式会社Warranty technology 成瀬 功一郎氏による「現代の「武芸」とも言えるITスキルを極めて生産性3倍UP 〜G-Suite(Gmail、Gカレンダー等)の本当の使い方〜」にて開催しました。

非同期型コミュニケーション中心の組織に

まず、本ワークショップのホストを務める株式会社リボルバー CEOの小川から企業の生産性とコミュニケーション方法の考え方についてお話させていただきました。

企業の生産性向上を目指す上で非常に重要である社内外とのコミュニケーション方法です。
「(これまで一般的とされていた)対面式や電話、ファックスはデジタル化とは程遠いものであり、すべての場合にマッチする方法であるとは言えません。これからは積極的にメールやメッセンジャーなどのオンラインツールに置き換えていくべきです」と小川は提言します。

対面式や電話など時間(場合によっては場所も)を共有しなければならないものを同期型コミュニケーションと呼びますが、それらは非常にカロリーが高く、コストもかかります。くわしくは下記から小川によるCEOブログをご覧ください。

一方で、メールをはじめとする非同期型コミュニケーションはインターネット上に情報を置き、好きな時に相手に確認・対応してもらうことができすので、お互いに効率的に動けますし、記録に残るというメリットもあります。

「さらに言うと、メールでは相手が「Yes or No」など答えやすいように書くべきで、かつPCだけではなくモバイルも活用することでレスポンスに対するストレスを最小限にすべき」と小川は述べます。

ただし、同期非同期に関わらず、どのツールも用途によって欠点は必ずあります。「メールで言えば、秘密の会話や緊急性が高い場面では適さない可能性がありますから、そこは電話を活用すべき」と話す小川は、「このようにそれぞれのツールの特性を理解した上で、うまく組み合わせてメリットを最大化させていくことが大切です」と続けました。
また、対社内か社外でもコミュニケーション方法は異なりますので、それぞれのツールの良し悪しを考えた上で、最適なバランスを見極める必要があります。

同期型コミュニケーションはむやみに使わず非同期型コミュニケーションをベースに考えることで、効率的な仕事を実現したいものです。

さて、業務効率化の文脈で欠かせないのが世界的にも多くの企業で導入されているGoogleが提供するビジネスツールG-Suite(Gmail、Gカレンダー等)。お使いの方は非常に多いと思いますが、あなたは使いこなせていますか?実は知られていない便利な機能が盛りだくさんのG-Suite。ここからはゲストの成瀬さんにバトンタッチして、生産性を飛躍的に向上させるG-Suite活用術を学んでいきます。

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