リボルバーのメール活用術
当社（リボルバー）では、社員に日報を書かせてはいません。そんな時間があるなら一本でも多く お客さまへの返信をしろ、スピードを上げろ、と言っているわけです。
日報、つまり日々の報告書がなければ会社で起きていることや現場の事情がわからなくなるのでは？と心配になるかもですが、当社では、そのタスクに関係がある者たちへのCC/BCC送信を義務付けており、販売なら sales@、広報ならpress@ などの同報メーリングリストが設置されています。
その中には当然僕のメアドが含まれており、毎日の業務メールのほとんど→約400通 を僕は受け取っていることになります。
大量のメールの捌き方についてはこうです。
- 重要度と緊急性の判断
基準となるのは、送信者、受信者、タイトル（件名）の順です。
送信者が（既存or新規の）顧客や代理店、社内かなどで判断。受信者については、僕がTOなのか、それともCC/BCCに過ぎないのかを見ているわけで、僕への直接メールであれば重要度はグッと高まるわけです。
タイトルに関しては、やり取りの中で内容が当初と変わっていくことで本文と乖離していく場合があるので、あまり注目していると言えないかもしれません。
ちなみに400件程度であれば、僕はモバイルなどの力を借りつつ、時系列順に未読メールを処理できています。1000通はちとムリかな、と思うので、その時はまた方法を考えます。
緊急性については、要アクションか否かを内容から判断し、担当が動いているかどうか動いていないなら指示を出すべきか否かなどを判断します。繰り返しますが、重要と緊急は必ずしも一致しないわけで、常に緊急性を優先して考慮することが必要です。 - メール処理と、自身のアクションタイム確保のスケジューリング
何件の受信メールがあろうと、それらを読み、返信もしくは新たな送信メールを書くなどの作業が発生します。メールを書くということは、どんなに短いメールでも読み手の時間を奪う行為であることを忘れてはなりません。時間泥棒にならないようにしなければならないのです。
読みこなす為の時間を極力短縮するために、なるべくコンパクトでシンプルなメールを書かなくてはなりません、冗長で意味不明なメールを出せば、不毛なやりとりをせねばならず、余計な時間がかかるわけです。一本でもメールの交換を少なくすること、それが大事です。
そのためには、余計なグリーティングも不要。目的がない限り、長いメールを出すことは馬鹿者の所業であり、極刑に値する行為であると考えるべきです。
自分と相手の時間を大切にしたなら、そこで勝ち得た時間を有効に使います。現代の仕事はメールなどによるコミュニケーションと、それによって生まれる作業を含めた自分なりのTO DO LISTの作成と処理に集約されます。
その速度が速いほど、優秀と言えるわけだし、無駄な残業をせず少しでも早く帰宅したり仕事以外の可処分時間を増やすことにつながるのですから。
性悪説を信奉しているわけではありませんが、電話ではなくメールのようなテキストベースの仕事を推奨するのは、仕事のやり取りの記録が自動的に残るためです。いわゆる、言った言わない的なトラブルを起こさないために、または、仕様等の伝達ミスをなくすために、常に記録を残すことは重要です。例えば口頭で上長に許可を取って動いた結果会社に損害を与えたとしましょう、そのときもしその上司があなたを裏切って「そんな許可は出してない」と言い張ったら？
僕はそういうことはしないと思いますが、それでも、自分の立場を守るためという視点からもテキストベースでログが残る仕事を仕方を心がけることは必要と思いますよ。
また、よく電話やミーティング（つまり行動ベース）を使う方が手っ取り早いと言う人がいますが、これは大きな間違いです。
それらのセッティングをしたり、やり取りの議事録の交換をする時間を考慮するならば、普通にテキストベースでやり取りしてた方が早いですよ。短慮な人は喋る方が早い、とその瞬間でのことばかりに目が行きますが、自身もそうだし相手も含めて全部にかかる時間やリソースコストは圧倒的に多いですよ。よく考えればわかることなんですけどね。
こうした理由から、当社ではメールを軸にした仕事の進め方を推奨しています。
また、直接の交信相手だけでなく、その要件を知っておいた方が もしくは知らせておいた方がいいと判断される関係者には常にCC/BCCしておくことも徹底させています。
蛇足ですが、CC/BCCとは、Carbon Copy/Blind Carbon Copyの略ですね。
カーボンコピー (Carbon Copy) はカーボン紙によって複写された文書のこと。CCと略称する。正本と副本とする二枚の書類の間にカーボン紙を挟み、ボールペンあるいはタイプライターで文書を作成すると、正副二通の文書が同時に作成できる。複写機やプリンターが発達する前は、複写を作る方法の主流であった。
